Основной документ, подтверждающий факт наличия и сумму задолженности дебитора, - акт сверки взаимных расчетов между организацией - плательщиком налогов и ее дебитором. Акт подписывается уполномоченными лицами: руководителями организаций или иными работниками, которым выдана доверенность на его подписание, с указанием их должностей, данных доверенности, фамилий и инициалов. Если акт подписан не руководителем, прилагаются копии доверенностей. Подписи уполномоченных лиц заверяются печатями организаций. Акт сверки взаимных расчетов, составленный для представления в налоговый орган, свидетельствует о признании дебитором суммы долга и не является первичным учетным документом.
Формулировка доверенности на подписание акта сверки взаимных расчетов может быть, например, такой:
В настоящее время отсутствуют законодательные нормы, обязывающие дебитора подписать акт сверки, предоставленный кредитором. По этой причине организации-кредиторы порой сталкиваются с проблемами при подготовке для налоговых органов документов о дебиторской задолженности. Отметим, что именно акт сверки или иной документ, подписанный дебитором и кредитором и свидетельствующий о дебиторской задолженности, подается вместе с заявлением об уступке требования кредитора (ч. 1 п. 2 ст. 58 НК). Состав документов, прилагаемых к перечню дебиторов, представляемому в налоговый орган, не конкретизирован: документы должны подтверждать наличие дебиторской задолженности (подп. 1.5 ст. 22 НК). Это могут быть договоры и накладные, платежные поручения, свидетельствующие о неполной оплате, иные документы, подтверждающие дебиторскую задолженность (в налоговый орган подаются копии этих документов).